Jak psát zápisy z jednání v Meeting minutes

Screenshot

1Vytvořte první zápis

Po prvním přihlášení nemáte v aplikaci žádný zápis.

Klikněte na Vytvořte první zápis z jednání a pokračujte tlačítkem Nový zápis z jednání.

Screenshot

2Vyplňte hlavičku zápisu

Vyplňte hlavičku zápisu pomocí předdefinovaných polí. Uživatele zapište jako jméno a příjmení, popřípadě i titul a funkce. Mezi jednotlivými poli můžete přeskakovat pomocí klávesy tabulátor.

Screenshot

3Vytvořte obsah zápisu

Přidejte první položku zápisu. Vyberte si z přednastavených tlačítek, například + INFO a zapište její obsah. Stejným způsobem můžete přidat i ostatní položky zápisu.

Screenshot

4Naformátujte text položek

V textu položky můžete používat bohaté formátování textu. Stačí text označit a zvolit formátování z panelu nabídek v hlavičce položky, například podtržení.

Screenshot

5Vložte přílohu zápisu

Klikněte na tlačítko PŘÍLOHA v menu aplikace, zadejte popis přílohy a vyberte soubor tlačítkem NAHRÁT SOUBOR. Přidání přílohy dokončete tlačítkem POTVRDIT. Stejným způsobem přidejte další přílohy. Kromě nahrání souboru můžete přílohu vložit také jako url odkaz tlačítkem VLOŽIT ODKAZ.

Screenshot

6Sdílejte zápis se spolupracovníky a zákazníky

Nasdílejte zápis svým spolupracovníkům. Klikněte na tlačítko SDÍLET, napište e-mailovou adresu uživatele, kterému chcete zápis nasdílet a potvrďte tlačítkem PŘIZVAT. Přizvaní uživatelé dostanou e-mail s pozvánkou k vašemu zápisu.

Screenshot

7Komentujte položky zápisu

Klikněte na tlačítko komentářů u položky, kterou chcete okomentovat. Zapište komentář a uložte jej. Na váš komentář mohou reagovat spolupracovníci, kterým jste zápis nasdíleli. Až budete s komentáři hotovi, můžete celou diskuzi označit za vypořádanou.

Screenshot

8Označte zápis za schválený či uzavřený

V případě, že máte zápis hotov a již k němu vaši spolupracovníci nemají komentáře, označte jej za schválený, nebo jen za uzavřený. Položky zápisu již nebude možné editovat. Jako vlastník zápisu jej můžete kdykoli vrátit zpět do KONCEPTU a zapracovat opožděné připomínky.

Screenshot

9Vytiskněte zápis, nebo jej exportujte do PDF

Svůj hotový zápis můžete vytisknout, exportovat jako PDF dokument, nebo rovnou jako PDF dokument odeslat e-mailem. Klikněte na tlačítko PDF v horním menu zápisu a vyberte si svou možnost.

Screenshot

10Organizujte práci na projektu pomocí úkolů

Založíte-li v zápisu úkol, můžete jeho plnění sledovat v seznamu úkolů na hlavní stránce. Pohled na úkoly vám umožní mít perfektní přehled nad plněním jednotlivých úkolů, anebo všech úkolů napříč všemi vašimi zápisy.

Screenshot

11Vytvořte následný zápis a zkontrolujte agendu z minulých zápisů

V případě, že máte opakovaná jednání, jako například pravidelné kontrolní dny projektu nebo schůzky obchodního oddělení, je vhodné vytvořit řadu následných zápisů. V následném zápise máte nejen předvyplněnou hlavičku nového zápisu, ale automaticky se vám z minulých zápisů přenesou i nevyřízené úkoly, neodbavená rizika a požadavky. Nemusíte se tak zdržovat s jejich hledáním v minulých zápisech.

Napište svůj první zápis

Registrovat
© 2016 Meeting Minutes